Ra đời cách đây 30 năm, phương pháp ô vuông của doanh
nhân nổi tiếng Stephen Covey đã được sử dụng rộng rãi khắp nơi và nhờ nó mà nhiều
người đã sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Nếu lúc nào cũng thấy mình bận rộn
nhưng vẫn không làm hết việc, bạn nên tham khảo ngay cách sử dụng phương pháp
này thông qua bài viết của Wall Street English.
Phương pháp ô vuông là gì?
Giả dụ như trong nhà bạn có một chiếc lọ rỗng. Bạn lấy đá
to đổ vào chiếc lọ đến khi không thể đổ thêm, vậy thì chiếc lọ đã đầy chưa?
Trên thực tế, những khe hở giữa các viên đá to là phần
không gian trống mà bạn có thể cho thêm các viên sỏi nhỏ, cát, cuối cùng là nước
vào bên trong! Quỹ thời gian của bạn cũng như chiếc lọ kia: nếu biết sắp xếp
các ưu tiên hợp lí (những thứ bạn bỏ vào lọ), bạn sẽ luôn có thời gian dành cho
những việc quan trọng (các viên đá to), rồi sau đó mới đến những việc ít quan
trọng hơn (các viên sỏi nhỏ), cuối cùng mới là những việc vô bổ (cát, nước).
Phương pháp ô vuông chính là một công cụ tốt giúp bạn tận dụng triệt để “chiếc
lọ thời gian” của mình.
Đầu tiên, hãy phân loại công việc của bạn dựa theo 2 yếu
tố là tầm quan trọng và độ khẩn cấp, rồi xếp vào 4 ô vuông như bảng ví dụ dưới
đây:
Các công việc ở ô thứ 1 – quan trọng và khẩn cấp – là thứ
chúng ta buộc phải thực hiện ngay. Còn ô thứ 3 và ô thứ 4 là những việc không
quan trọng nhưng lại làm tốn thời gian nếu bạn sa đà vào đó.
Nhưng điều đáng nói ở đây là ô thứ 2 (được tô màu vàng).
Tầm quan trọng của ô này không thua kém gì ô thứ 1, nhưng chỉ vì yếu tố không
khẩn cấp mà chúng ta rất dễ xao nhãng và quên đi. Đôi lúc, chúng ta còn ưu tiên
ô thứ 3 hơn cũng vì lý do đó.
Tình huống thực tế
N. là nhân viên fulltime ở một công ty trong nước. Vì giỏi
chuyên môn nhưng khả năng tiếng Anh còn hạn chế, N. xác định phải học ngoại ngữ
ở trung tâm để sớm tìm được cơ hội nghề nghiệp tốt hơn ở các công ty đa quốc
gia.
Tuy vậy, nhiều dự án cần giải quyết gấp khiến N. năm lần
bảy lượt không đăng ký học được. Đến khi xong xuôi, N. lại làm những chuyện
không quan trọng nhưng còn tồn đọng, hoặc lại bị kéo đi nhậu nhẹt cùng đồng
nghiệp trong công ty. Ý định nâng cao khả năng ngoại ngữ vì thế mà không thực
hiện được, và vì vậy N. bị mắc kẹt mãi trong công việc hiện tại của mình.
Áp dụng phương pháp ô vuông
Việc học tiếng Anh trong trường hợp của N. được xếp ô thứ
2 - bởi lẽ nó quan trọng nhưng lại không quá khẩn cấp (vì N. vẫn đang có 1 công
việc ổn định). Còn các buổi họp với sếp trực tiếp, hoặc việc hoàn thành công việc
đúng thời hạn là ưu tiên ở ô số 1. Những dịp giao lưu với đồng nghiệp thì chỉ xếp
ở ô thứ 3 hoặc thứ 4.
Nếu nhận ra được điều này, bắt buộc N. phải xem lại quỹ
thời gian mình dành cho việc học tiếng Anh đã tương xứng chưa. Nhiều người giống
N. sẽ trì hoãn việc đầu tư vào ô thứ 2 vì nghĩ rằng chưa khẩn cấp. Nhưng việc bỏ
bê sẽ khiến ô thứ 2 mãi chỉ là dự định, trong khi nó đã có thể hoàn thành nếu
N. biết san sẻ chút thời gian từ những ô còn lại trong bảng. Nếu bất chợt có một
công ty đa quốc gia mời phỏng vấn, chắc chắn N. sẽ tiếc hùi hụi vì không kịp cải
thiện tiếng Anh trong thời gian ngắn, đành bỏ lỡ cơ hội trời cho.
Vậy nên khi tiếp nhận một công việc nào đó, bạn hãy lập tức
xếp nó vào bảng ô vuông của mình để biết vị trí của nó ở đâu, dành bao nhiêu thời
gian thì phù hợp (đặc biệt là ô thứ 2) – để đừng lặp lại sai lầm N. mắc phải.
Ý nghĩa của phương pháp ô vuông
Tưởng chừng như đơn giản, nhưng phương pháp ô vuông lại ẩn
chứa một bài học mà nhiều người không nhận ra, đó là: hãy chú trọng đến khoảng
thời gian cần thiết cho những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bởi khi
chúng chuyển sang trạng thái khẩn cấp, bạn sẽ chẳng còn có đủ thời gian để giải
quyết nữa rồi!
Người ta thường nói: có thời gian là có tất cả! Vậy nên bạn
hãy thử ứng dụng phương pháp ô vuông vào ngay cuộc sống thường ngày. Có thể nhờ
vậy mà bạn lại hoàn thành được những dự định từ lâu bỏ dở, và có những bước tiến
dài hơn trên con đường sự nghiệp của mình đấy!
Đăng nhận xét