Đầu tiên, hãy nghĩ về việc bạn
muốn ưu tiên làm gì: đừng để cho danh sách đó có tới tận 20 việc "cần được
ưu tiên".
Đã bao giờ bạn trải qua cái cảm
giác sợ hãi trong buổi chiều muộn, khi bạn nhìn lại công việc bạn đã làm từ trước
đến nay và tự hỏi: "Tại sao chúng lại mất nhiều thời gian của mình như vậy?"
Và rồi chỉ một hoặc hai giờ sau đó, bạn hẳn sẽ thấy rất thất vọng vì đã làm việc
không hiệu quả. Nhà tư vấn Larry Alton cũng đã từng như vậy. Có những ngày ông
cảm thấy như mình đã làm việc rất chăm chỉ, nhưng thực ra có rất ít việc được
hoàn thành.
Và dần dà Alton nhận ra: Có
một sự khác biệt rất lớn giữa làm việc bận rộn với làm việc có hiệu quả. Hẳn
nhiên chúng ta đều đã nghe tất cả điều này truớc đó. Liệu bạn có thực sự nghĩ đến
điều đó và ngẫm lại những lần bạn ngồi trước máy tính cả ngày mà công việc vẫn
còn tồn đọng?
Dưới đây là những lý do phổ biến
nhất có thể xảy ra với bạn hết lần này đến lần khác.
Vấn đề 1: Bạn không biết cách đặt
ưu tiên
Khi được hỏi “Hôm nay bạn thế
nào?”, có ai mà chưa từng trả lời “Tôi quá bận”? Khi bạn cùng lúc muốn làm tất
cả mọi thứ: từ công việc, cuộc sống gia đình, những bữa ăn đến việc chơi thể
thao, ra ngoài với bạn bè, tham gia tình nguyện, lên mạng xã hội hay đọc ba tờ
báo mỗi buổi sáng – đó là lúc bạn cố làm thật nhiều nhưng hoàn thành chẳng được
bao nhiêu.
Giải pháp: Hãy cắt bớt
danh sách những việc muốn làm
Bản thân từ "ưu tiên"
đã ngụ ý rằng bạn phải quyết định xem cái gì là quan trọng hơn những thứ khác.
Bạn không thể có tận 20 cái "ưu tiên". Chỉ để lại khoảng 3 hay 4 ưu
tiên trong danh sách sẽ giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn. Bạn sẽ thấy được
năng suất là dựa trên số lượng công việc bạn thực sự hoàn thành, chứ không phải
là cứ làm thật nhiều thứ nhưng chỉ xong được một chút mỗi thứ.
Vấn đề 2: Bạn đang cố tham dự mọi
cuộc họp
Có phải bạn luôn không kịp tiến
độ và thay đổi thời gian họp hoặc hủy hẹn vào phút cuối? Đó có thể là bởi vì bạn
cố tham gia vào quá nhiều thứ. Đó là lúc bạn đang trong tình trạng sắp xếp 3 cuộc
họp mà mỗi cuộc họp chỉ cách nhau 5 phút, và bạn thậm chí còn không có thời
gian di chuyển từ phòng này sang phòng khác. Khi ấy, nhìn từ ngoài thì có vẻ
như bạn đang tận dụng hết quỹ thời gian nhưng đến cuối cùng thì việc bận rộn
theo kiểu đó khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội quý báu thực sự để phát triển một dự
án.
Giải pháp: Hãy nói
"Không"nhiều hơn
Điều đầu tiên bạn cần phải nhận
ra rằng nói “Không" không phải là điều xấu nhất bạn có thể nói. Trên thực
tế, nếu bạn cứ nói câu "Vâng, tôi sẽ có mặt ở đó" kèm theo câu "Xin
lỗi tôi đến trễ 20 phút!" theo sau đó thì còn tạo ấn tượng tồi tệ hơn. Nếu
bạn dành cả ngày dài để “xào xáo” cho cuộc họp kế tiếp và sau đó tốn thêm thời
gian xin lỗi và giải thích, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi vì đã không thực hiện được
tất cả mọi thứ bạn đặt ra từ ban đầu.
Hãy trung thực với chính mình về
quỹ thời gian và các cam kết, để xác định bạn muốn dành thời gian làm chuyện
gì. Từ đó, bạn sẽ học được cách nói “Có” một cách có suy nghĩ, thay vì đơn giản
là nói “Có” với tất cả mọi thứ.
Vấn đề 3: Bạn đang liên tục mất
tập trung bởi Internet.
Đã bao lâu rồi kể từ lần cuối bạn
kiểm tra email hay Facebook của mình? Hãy trung thực với chính mình: Có phải
các trang mạng xã hội luôn nằm trong các tab trên trình duyệt của bạn? Trong thực
tế, những người trung bình có năm tài khoản mạng xã hội sẽ mất gần hai giờ đồng
hồ mỗi ngày cho các trang này. Hầu hết mọi người làm việc tám tiếng mỗi ngày,
và điều đó có nghĩa là mạng xã hội đã chiếm mất 1/4 ngày làm việc của bạn!
Giải pháp: Kiểm soát bản
thân tốt hơn (tự nguyện hoặc dùng app)
Nếu công việc của bạn không yêu
cầu phải liên tục cập nhật email, hãy thiết lập một thời điểm nhất định để kiểm
tra chúng, và tốt nhất là không làm chuyện đó trong khoảng "giờ vàng"
của bạn. Larry Alton thường kiểm tra email vào buổi chiều khi bắt đầu cảm thấy
mệt mỏi, và cần làm gì đó để lên tinh thần trở lại. Ông dành khoảng 30 phút để
trả lời các email không cần thiết đã bỏ qua trước đó, lướt mạng xã hội và đọc một
vài blog.
Tất nhiên, cũng có một số ngày
Larry chỉ muốn ngồi check email và lướt Facebook mà không muốn làm gì khác. Những
lúc như vậy, ông sử dụng một số app như Focus để tự chặn mình truy cập các
trang web nhất định trong thời gian làm việc.
Vấn đề 4: Bạn đang tự biến mình
thành cỗ máy đa nhiệm.
Cứ nhảy qua nhảy lại giữa một
núi nhiệm vụ, nhìn chằm chằm vào danh sách thật dài các việc cần làm và cố gắng
để hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhất có thể, cuộc sống như vậy khiến bạn thật bận
rộn. Thật khó để đạt được bất cứ điều gì trong khi bạn đang cố gắng làm tất cả
mọi thứ cùng một lúc. Tất cả chỉ mang lại cho bạn cảm giác như đang “chết đuối”.
Giải pháp: Hãy thử chiến
lược khác
Việc tập trung một cách tỉnh
táo bao giờ cũng mang lại kết quả tốt hơn. Bất cứ khi nào bạn cảm thấy bị cám dỗ
muốn chuyển sang công việc khác, hãy tự hỏi: “Đó có phải là một ý tưởng hay
không nhỉ?” hoặc “Liệu tôi có cần phải nghỉ ngơi không?”.
Nếu bạn muốn thực hiện rất nhiều
thứ khác nhau chỉ trong một vài giờ, tốt hơn bạn nên vận dụng một số quản lý thời
gian nhằm tăng hiệu suất làm việc, ví dụ như Pomodoro Technique hoặc The Action
Method (TAM).
Vấn đề 5: Bạn đang mong đợi
năng suất tự xuất hiện.
Nhưng rõ ràng điều đó không hề
đơn giản. Nhiều người mắc sai lầm khi cho rằng làm việc và năng suất là hai từ
đồng nghĩa. Họ tin rằng chỉ cần bước vào văn phòng là họ sẽ cảm thấy có ngay động
lực để làm mọi việc.
Giải pháp: Hãy tìm một hệ
thống hỗ trợ cho bạn
Hãy lập một biểu đồ năng suất
cho riêng mình, để theo dõi xem vào thời gian nào trong ngày thì bạn làm việc
hiệu quả nhất, điều gì giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau, và bạn cảm
thấy như thế nào khi ra về. Sau một thời gian, bạn có thể nhìn lại chi ghép của
mình và vạch ra những cải tiến cần thiết. Có rất nhiều các ứng dụng trên
Internet có thể giúp bạn làm điều đó.
Năng suất chỉ thực sự được cải
thiên nếu như bạn sẵn sàng dồn mọi nỗ lực vào chuyện đó. HLV bóng rổ John
Wooden từng căn dặn: “Đừng nhầm lẫn hoạt động với thành tựu.”
Đăng nhận xét